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タスク管理の優先度はこう決める!考えなくても整理できるシンプルな方法

タスク管理というと特別な技能が必要に見えてしまうことがありますよね。

困っている受講生
あの人はいつもきちんと仕事できているけど、自分はうまくできなくて…

と思う人もいるかもしれません。

優先順位をしっかり決めてタスク処理をしよう、と言われても、優先順位をどう決めたらいいか迷うこともあるかもしません。

そんなとき「どうしたら良いのだろう」と迷うのは、時間の無駄です

そこで、この記事では楽にタスク管理をするための方法をまとめました。

藤ミヤチ藤ミヤチ
タスク管理はシステム化すると、ぐっと楽になるし効率あがるよ!

タスク管理の優先度を決める前に、タスクの洗い出しをする

脳内にある情報を整理

自分がもっているタスク(=やるべきこと)の中で、優先度が高いもの・低いものは何か、を把握する前に、そもそも「どんなタスクがあるのか」を把握する必要があります

困っている受講生
タスクがたくさんあって大変…

と思っているだけだと、実際に「何をする必要があるのか」が全くわかりません。
また、

困っている受講生
タスクがたくさんあって大変…

と思い続けていると、どんどん「大変さ」が大変さをましていって、ものすごくプレッシャーに感じてしまいます。

笑顏の藤ミヤチ藤ミヤチ
大切なのは「どんなタスクがあるか洗い出すこと」!

洗い出すだけで「これを終わらせればいいだけなんだ」と楽になることも多いです。

タスクの洗い出しは「箇条書き」が最強

ノートに文字を書く女性

タスクを洗い出すには、箇条書きが向いています。
脳内にある「これやらなきゃ」をひたすら書き出していきます。

藤ミヤチ藤ミヤチ
タスクの実行方法・優先度・締切は考えず、ひたすら書き出す!

書き出すときに、タスクを実行する方法や締切日などについて考える必要はありません。

  • これは自分ひとりじゃ出来ないから○○さんに頼まなきゃ…
  • このタスクはまだ先延ばしにしても大丈夫かな?

などと考えると、書き出す手が止まります。
そして、この段階でいろいろ考えていても、なかなかタスクは整理されません。

藤ミヤチ藤ミヤチ
タスクの実行方法・優先度・締切は考えず、ひたすら書き出す!

考えない。手をすたすら動かす。

これが意外と大事です。

たとえば、今私の脳内にあるタスク(一部)を書き出すとこうなります。

  • 奨学金の引き落とし口座変更
  • LPのコーディング修正
  • 好きな舞台のDVDを買う
  • 今月分の仕訳入力
  • WordPressのマニュアル作成
  • 新しい名刺を作る
  • マイナンバーカードの申請
  • WordPressのカスタマイズ
  • WordPressレクチャーの内容考える
  • タイに行くときの航空券を買う

など。

仕事のこと、プライベートなことなどごちゃまぜですが、脳内にある「これやらなきゃ」をひたすら書き出した結果です。

これから書き出したタスクの優先度を、悩むことなくシステム的に整理していきますね。

タスク管理の優先度は「重要性」「緊急性」で判断する

ノートに書き込む男性の手

「これやらなきゃ」という脳内にあるタスクの洗い出しをしたあとは、いよいよ優先度を設定していきます。

タスクの優先度は

  • タスクの重要度
  • タスクの緊急度

で判断します。

藤ミヤチ藤ミヤチ
「実行する必要性が高く、急ぎのもの」が重要度の高いタスクだよ!

私が優先度を設定するときには、いつもMIT(Most Important Task)という手法を利用しています。

Most Important Task とは「もっとも重要なタスク」。
何が一番優先なのかを、システム的に明らかにしていく手法です。

優先順位を明らかにしていくには、以下の表を使います。

MITマップ

重要度緊急度の2軸を使った表です。

この表に先程のタスクを当てはめていくと、下記のようになります。

mit map 実践

表に書き入れるときに、プライベートなタスクだから重要度を低くし、仕事に関わることだから高くする必要はありません

実際に、私は「好きな舞台のDVDを買う」という超プライベートなタスクを、重要度【高】のエリアに入れています。

自分にとって、舞台のDVDを買うことが重要と思ったから、そのまま上の方にいれました。

ただし、明確な納期のある仕事と違って「◯◯日までに入手しないと!」という切迫感がないので左側に配置します。

タスク管理の優先度は書き出すことで勝手に整理できる

ノートに書き込む

MITの表に書き出すことで、

  • すぐ取り掛かるべきことは何か
  • 実行するべきことは何か

が明確になったと思います。

mit map 実践

単純に、より右上にあるものほど優先順位が高く、より左下にあるものほど優先順位が低い、ということになります。

タスク管理の優先度がきまったら順に実行するだけ

チェックリストを実行

表に書き出したものをもとに、タスクの実行順を決めていきます。

タスクをこなしていくときの基本的な順序は、A→B→C→Dです。

期限が迫っているなかで、より重要なものから実施していくイメージですね。

私のタスクをあえてリスト化すると、以下になります。

  1. 【A】WordPressレクチャーの内容考える
  2. 【A】タイに行くときの航空券を買う
  3. 【A】マイナンバーカードの申請
  4. 【B】WordPressのマニュアル作成
  5. 【B】LPのコーディング修正
  6. 【C】好きな舞台のDVDを買う
  7. 【C】新しい名刺を作る
  8. 【C】奨学金の引き落とし口座変更
  9. 【D】WordPressのカスタマイズ
  10. 【D】今月分の仕訳入力

これを上から取り組んでいけばOKです。

細かい作業Dが溜まっていくことが負担になる人は、時間を決めて処理

タスクのスケジューリング

タスクの処理順は、基本的にはA→B→C→Dと言いましたが、ときにはDのタスクがかなりたまってしまうこともあります。

緊急度も高くないし、重要度も高くないので、単純に後回しになりますよね。

それで良いのですが、あまりDのタスクがたまりすぎると自分の負担になってくることがあります

例えば私の場合は、フリーランスとして活動しているのでお金の流れ(仕訳)を記録しておく必要があります。

ただし、普段はDのタスクなので後回しにします。

年末年始までは、最悪それでも大丈夫です。

ただし、1年間ずっと後回しにしてしまうと、いざ確定申告のときに泣くことになります。

困った顔の藤ミヤチ藤ミヤチ
1年分の仕訳入力を一気にするとか、考えただけでも怖い

そのため、A〜Cのタスクが多くてDがたまりがちな人は、あえてDをひたすら片付ける日を設けるといいと思います。

もしくは、週に1日だけDを最優先にする日。

そうすることで、タスクが定期的にきれいになるので、心理的にもスッキリしてオススメです。

笑顏の藤ミヤチ藤ミヤチ
私はどんなに少なくても、月に1日はDをひたすら片付ける日を設けているよ

まとめ

スケジュールを書き込む手

仕事ができる人・出来ない人の違いは、タスク管理にあることが多いです。

きちんと仕事の優先順位を設定してこなしていくことができれば、無用なトラブル無く仕事を進めることができます。

しかし、そのタスク管理は特殊能力ではなく、MITのシステムを使うことで誰でも身に着けることができます

重要度・緊急度をもとにタスクを洗い出し、整理するだけ。

MITマップ

今日からでもすぐ出来る方法なので、もし「何からしたらいいかわからない」「いつもタスクが多くて大変」という人は、ぜひ試してみてくださいね。